تفاوت BPMN با BPMS چیست؟

در دنیایی که تقریباً همه چیز با گوشی موبایل و اپلیکیشن‌ها اداره می‌شود – از سفارش غذا تا مدیریت مالی شخصی – انتظار می‌رود فرآیندهای سازمانی هم با همان سرعت، دقت و تجربه‌ی کاربری دیجیتال پیش بروند. مردم عادت کرده‌اند با چند لمس ساده روی صفحه‌ی گوشی، خدمات بگیرند، اطلاعات ثبت کنند یا کاری را پیگیری کنند. اما وقتی وارد دنیای کسب‌وکار و سازمان می‌شویم، هنوز بسیاری از فرآیندها پشت کاغذبازی، ایمیل‌های پراکنده یا هماهنگی‌های دستی گیر کرده‌اند. چرا با وجود این‌همه تکنولوژی، هنوز سازمان‌ها در اجرای مؤثر فرآیندهایشان دچار مشکل‌اند؟

اینجاست که تفاوت کلیدی بین دو مفهوم BPMN و BPMS خودش را نشان می‌دهد. BPMN (مدل‌سازی و نمادگذاری فرآیند کسب‌وکار) یک زبان استاندارد برای طراحی و ترسیم فرآیندهاست. مثل این است که نقشه‌ی گردش کار یک سیستم فرایندی را روی کاغذ بکشیم: چه مراحلی دارد، اطلاعات از کجا می‌آید و به کجا می‌رود. اما این نقشه هنوز اپلیکیشن نیست. bpms.rayvarz.com (سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار) همان بستری است که این طراحی را به نرم‌افزار کاربردی تبدیل می‌کند

درست همان‌طور که یک رابط کاربری جذاب بدون بک‌اند کارآمد هیچ فایده‌ای ندارد، مدل‌های BPMN بدون یک سیستم اجرایی قدرتمند مثل BPMS، فقط نمودارهای زیبایی هستند که تغییری در عملکرد سازمان ایجاد نمی‌کنند. وقتی از تحول دیجیتال صحبت می‌کنیم، صرفاً به داشتن «نقشه‌ی کار» بسنده نمی‌کنیم؛ باید آن نقشه را در عمل هم پیاده کنیم، روی سیستم، در تعامل واقعی با کاربر و در بستر دیجیتال.

BPMN چیست؟

BPMN مخفف عبارت Business Process Model and Notation است؛ یعنی «مدل‌سازی و نشانه‌گذاری فرآیند کسب‌وکار». به زبان ساده، BPMN یک زبان تصویری استاندارد برای ترسیم نقشه‌ی فرآیندهای کسب‌وکار است. وقتی یک تحلیل‌گر یا معمار فرآیند می‌خواهد جریان کار یک فرآیند (مثلاً مراحل انجام یک درخواست مشتری) را به‌شکلی قابل فهم نمایش دهد، از نمودارهای BPMN استفاده می‌کند. در این زبان هر شکل و نماد معنای مشخصی دارد؛ برای مثال نمادهای متفاوتی برای نشان دادن وظایف، جریان کار و نقاط تصمیم‌گیری به‌کار می‌رود. BPMN با فراهم کردن این زبان مشترک، میان دنیای کسب‌وکار و فناوری اطلاعات پل می‌زند؛ به این معنا که مدیران غیرفنی و کارشناسان فنی هر دو می‌توانند با تکیه بر نمادهای یکسان BPMN درباره‌ی فرآیندها گفتگو کرده و به درک واحدی برسند.

یکی از ویژگی‌های مهم BPMN استاندارد بودن آن در سطح بین‌المللی است. اگر نقشه‌ی فرآیندی خود را با BPMN ترسیم کنید، هر فرد آشنا به این استاندارد در هر کجای دنیا می‌تواند آن را بخواند و درک کند. این زبان واحد به‌خصوص در پروژه‌های فناوری بزرگی که چندین تیم یا سیستم مختلف باید هم‌زمان روی یک جریان کار هماهنگ شوند بسیار کارآمد است. البته جامع و دقیق بودن BPMN روی دیگر سکه‌ای هم دارد: یادگیری تمام جزئیات آن مستلزم زمان و تمرین است. مشخصات این استاندارد بسیار مفصل بوده و ده‌ها المان و قاعده‌ی مختلف را شامل می‌شود. خوشبختانه برای شروع نیازی نیست به همه‌ی ریزه‌کاری‌ها مسلط باشید؛ با یادگیری عناصر اصلی مانند رویدادها، فعالیت‌ها، گیت‌وی‌ها (دروازه‌های تصمیم‌گیری) و جریان‌ها می‌توان اکثر فرآیندهای رایج را مدل‌سازی کرد. در نهایت، BPMN ابزاری برای فکر کردن و طراحی کردن است – چیزی شبیه تهیه‌ی نقشه‌ی یک ساختمان قبل از شروع ساخت‌وساز.

BPMS چیست؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System به معنای «سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار» است. اگر BPMN را نقشه‌ی یک فرآیند بدانیم، BPMS وسیله‌ی اجرای آن نقشه است. BPMS یک نرم‌افزار (یا مجموعه‌ی نرم‌افزارها) است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندهای طراحی‌شده‌ی خود را پیاده‌سازی، خودکارسازی و نظارت کنند. در واقع BPMS موتور محرکه‌ای است که فرآیندهای مدل‌شده را به جریان می‌اندازد و اجرای کارها را بر اساس آن نقشه‌ی از پیش طراحی‌شده ممکن می‌سازد.

برای مثال، در یک فرآیند ثبت سفارش مشتری نرم افزار BPMS پس از تعریف فرم‌ها و مراحل کار، به‌طور خودکار وظایف هر مرحله را به افراد مسئول ارجاع می‌دهد، اجرای فرآیند را پیگیری کرده و اطلاعات مربوط به پیشرفت کار را ثبت می‌کند. بسیاری از راهکارهای BPMS طوری طراحی شده‌اند که حتی کاربران غیرفنی نیز با کمی آموزش قادر به استفاده از آن‌ها باشند (اصطلاحاً پلتفرم‌های کم‌کد). یک سیستم BPMS خوب همه‌ی اجزای لازم برای اجرای یک فرآیند را در خود دارد: موتور گردش‌کار برای کنترل توالی فعالیت‌ها، ابزار طراحی فرم‌های دیجیتال، قابلیت گزارش‌گیری و امکاناتی برای یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها. به عنوان نمونه، استاندارد BPMS شرکت رایورز BPMS یک محصول ایرانی است که بر پایه‌ی استاندارد جهانی BPMN طراحی شده و به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را با حداقل کدنویسی خودکارسازی کنند. با بهره‌گیری از چنین سیستمی حتی فرآیندهای پیچیده نیز به‌صورت دیجیتال و قابل‌کنترل درمی‌آیند و مدیران می‌توانند کارایی عملیات را به شکل چشم‌گیری بهبود دهند.

تفاوت BPMN و BPMS

با توضیحات بالا مشخص است که BPMN و BPMS دو مفهوم مرتبط اما متمایز هستند. BPMN زبان طراحی و مدل‌سازی است و BPMS ابزار اجرای همان طراحی. شاید بتوان گفت تفاوت این دو مانند تفاوت نقشه‌کش و مجری است: نقشه‌کش با استفاده از استانداردها یک طرح دقیق ترسیم می‌کند و مجری (در اینجا نرم‌افزار BPMS) بر اساس آن طرح، سازه را بنا می‌نهد. به عبارت دیگر، در دنیای فرآیندهای کسب‌وکار BPMN زبان نقشه‌کشی است و BPMS نقش اجراکننده‌ی طرح را بر عهده دارد.

اما مهم‌ترین تفاوت BPMN و BPMS در خروجی نهایی آن‌هاست. خروجی BPMN یک دیاگرام است – تصویری که نمایانگر جریان کار است اما به خودی خود اقدام عملی انجام نمی‌دهد. در مقابل، خروجی BPMS یک فرآیند زنده و در حال اجرا روی بستر نرم‌افزار است که کارهای واقعی را به جریان می‌اندازد. ساده‌تر بگوییم، BPMN مشخص می‌کند «چه باید باشد» و BPMS کاری می‌کند که «آنچه باید باشد، واقعاً اتفاق بیفتد».

به همین دلیل، این دو ابزار در کنار هم بهترین نتیجه را به همراه دارند. استفاده از یکی بدون دیگری، بهره‌ی کامل را به ارمغان نمی‌آورد. سازمانی که فقط نقشه‌های BPMN را ترسیم کند اما ابزار اجرایی برای پیاده‌سازی نداشته باشد، در عمل تغییری در وضعیت خود ایجاد نخواهد کرد – نمودارها روی کاغذ می‌مانند و کارکنان طبق روال سابق کار می‌کنند. از سوی دیگر، اگر سازمانی بدون طراحی صحیح فرآیند و صرفاً با خرید یک نرم‌افزار BPMS سراغ خودکارسازی برود، احتمالاً به آشفتگی و ناکارآمدی دچار می‌شود چون نقشه‌ی راه روشنی برای پیاده‌سازی نداشته است. پس رمز موفقیت آن است که ابتدا فرآیندها را با BPMN دقیق و شفاف طراحی کنید و سپس اجرای آن‌ها را به یک BPMS مناسب بسپارید.

جمع‌بندی

BPMN و BPMS دو یار جدانشدنی در دنیای مدیریت فناوری و کسب‌وکار هستند. اولی زبان مشترکی برای ترسیم و اندیشیدن به فرآیندهاست و دومی ابزار نیرومندی برای خودکارسازی و نظارت بر همان فرآیندها. با اینکه BPMN و BPMS از نظر ماهیت، کاربرد و خروجی تفاوت دارند، اما در نهایت ترکیب آن‌هاست که بهره‌وری واقعی را به ارمغان می‌آورد. هر سازمانی که به دنبال بهبود و دیجیتالی‌سازی عملیات خود باشد، باید هر دوی این ابزارها را در جعبه‌ابزار مدیریتی‌اش داشته باشد. شاید به همین دلیل است که شرکت‌هایی نظیر رایورز  bpms.rayvarz.com بر آموزش و به‌کارگیری همزمان این دو تأکید دارند. اکنون با شناخت BPMN و BPMS و تفاوت‌های‌شان، می‌توانیم هوشمندانه‌تر برای تغییر و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار اقدام کنیم.